Spretsjiet

Vanaf het begin van ons B&B avontuur houd ik de boekingen bij in een spreadsheet. Da's makkelijk en overzichtelijk, en je hebt meteen antwoorden op tussen resultaten, reserveringen, vooruitbetalingen enzo. Daar houd ik ook bij of iemand iets speciaals had: dieëten, allergieën etc. Je weet maar nooit of mensen terugkomen en er dan vanuit gaan dat je nog uit je hoofd weet wat er precies was. Maak ik ook nog aantekeningen als er zaken buiten de normale sfeer vielen - 32 fietsers, vervoer naar... bijvoorbeeld. Keurig wordt daarin bijgehouden hoeveel bednachten we verkocht hebben. Dat is een ongeveer "ding", omdat sommige groepen bijvoorbeeld kortingen hebben gekregen op verblijf of totaal prijs. Het aantal bednachten wordt daar wel naar aangepast. En ziet! We hebben meer dan twee keer zoveel gasten gehad als in 2009. De target die we in ons business plan voor dit jaar (2010) hadden gesteld hebben we heel dik gehaald, met ruim 25% in de plus! Sterker nog, een hele tijd leek het erop dat we de target van volgend jaar zouden gaan halen. Net niet.
Natuurlijk feliciteren Fannie en ik elkaar met dit resultaat (93% van 2011), we hebben er allebei heel hard voor gewerkt. Dat ging af en toe best wel eens nét niet mis, of met een sjacherijnige opmerking naar elkaar van de werkdruk.
Vanaf deze plek: met veel dank aan onze vrienden ook, die telkens weer een extra deuk maakten in het werk. Al was het maar de tuin maaien, het hek schilderen, of mijn foutjes in de elektra verhelpen.

HERFST
Het begint koud te worden buiten, het is nat, de wind komt van de verkeerde kant, en over niet al te lange kant wordt het tijd de oven weer eens aan te steken.
De eerste tekenen van de herfst zijn alweer zichtbaar, een bruinige waas komt over de bomen en de eerste blaadjes vallen in het zwembad. Ik trek maar een vliestrui aan, zet een bak hete koffie en besluit maar eens te gaan knutselen aan dat spreadsheet. Want om nu ieder jaar een "grote truuk" kopiëerslag te moeten maken waar altijd weer van die hinderlijke foutjes met datums in voorkomen. Nee daar heb ik geen zin meer in. Dus hup! Het is zondag, DE dag voor dit soort klusjes als er geen toertje wordt gemaakt. Alhoewel, het klaart een beetje op.

UITVOGELEN
Wat nu volgt is voor de liefhebbers. ;=)

Eerst dat gedoe met datums maar eens fundamenteel oplossen.

Begin je met de startdatum te fixeren: 24 maart 2011, kun je altijd nog meer maanden tussenvoegen. Met het datum formaat ddmmm krijg je dan 24/mar. Maakt het beter leesbaar. Dan tel je er voor de volgende cel (hokje) een dag bij op: datum + 1 en kopieer je die formule 7 maanden naar beneden tot en met de eerste week van januari 2012. Nog even de maand balken er tussen voor verhoogde leesbaarheid.

OK dat was routine werk.

Waar vorig jaar veel fouten inslopen was de naam van de dag, kopieren gaat niet altijd foutloos ;=(
Na enig pielen was die formule ook weer boven water: weekdag(datum). Maar dat geeft een nummer, en ik wil de naam. Vreemd genoeg moest ik bij de formule 2 optellen om het juiste dagnummer te krijgen: weekdag(datum)+ 2.

Een funktie dagnaam (in mijn versie) kon ik niet vinden in de datum formules overigens, iets creatiefs maar bedenken. Tekst ervan maken gaat dan zo: tekst(weekdag(datum)+2; "ddd"). De drie d-eetjes staan voor de drie eerste letters van de dagnaam.
Waarom alles nu in het engels ipv nederlands verscheen is mij een raadsel, zal misschien liggen aan de systeem taal / toetsenbord combi. Engelse namen van de dagen beginnen met een hoofdletter. Wilde ik niet, dus "kleine.letters" voor de formule gefietst en hoppa, klaar is uw kunstgebit!

Komt ie de formule:  kleine.letters(tekst(weekdag(datum)+2; "ddd"))

Dat resulteert voor 24 maart 2011 in: thu (donderdag)

De formule ook weer zeven maanden naar beneden gekopieerd. Voortaan hoef ik dus alleen maar een nieuw jaartal in te vullen en de rest past zich volautomatisch aan. Schrikkeljaren inbegrepen.

Met ingang van volgend jaar lopen de huurweken van zaterdag tot zaterdag. Dat naar aanleiding van de opmerkingen van de gasten. Natuurlijk blijven we daar soepel in als het mogelijk is. Daarom is het handig dat je die weekgrenzen kunt zien als visueel steuntje.
Kleefde ergens in mijn geheugen iets als: voorwaardelijke opmaak...

Daar kun je leuk mee spelen. Dan klik je op opmaak, cellen, voorwaardelijke opmaak. De zaterdagen wilde ik donkerblauw met witte letters hebben, dat is voorwaarde een. Als het geen zaterdag was dan zwarte letters met lichtgele achtergrond. En hoppa! "Net zo makkelijk" zegt Wim dan altijd.

FF de handel tussendoor opslaan kan nooit kwaad.

Dan de formules voor de tussenstanden nog even aanpassen som(L5...L12)*BE. Waarbij BE staat voor een Bed Equivalent. Een BE is een gemiddelde waarde (totale verkoop / aantal gasten) waardoor je een reëler aantal verkochte bednachten krijgt. Vanwege die groepskortingen enzo. Omdat we de target voor volgend jaar weer iets hoger leggen ook die weer in het spreadsheet aangepast en daar laat ik het dan voorlopig maar bij.

Tenslotte nog wat testgegevens ingevuld om te kijken of het allemaal nog klopte, en we zijn er weer klaar voor.

Voor wie dit tot hier toe allemaal gelezen heeft, bravo!